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A importância da preparação técnica antes de convocar uma reunião de condomínio


As reuniões em condo­mínios fazem parte da gestão do síndico e sem dúvida alguma, por se tratar de um requisito le­gal previsto em convenção e na legislação, são essenciais para a discussões dos temas, debates de opiniões e as to­madas de decisões nos con­domínios.


Mas apesar da obrigato­riedade das assembleias or­dinárias anuais com a pauta específica para eleição de síndico, prestação de contas e planejamento orçamentá­rio, o problema das gestões condominiais e em especial dos síndicos residem nas as­sembleias extraordinárias.


As assembleias extraor­dinárias tratam dos temas gerais como aprovação de obras, implementação de ta­xas suplementares, informa­ções aos condôminos sobre questões judiciais dentre ou­tros temas.


Como não há definição de temas específicos a se­rem tratados nas pautas das AGEs (exceto aqueles previs­tos em AGO), normalmente os síndicos se perdem nos objetivos e principalmente na verdadeira necessidade de convocação delas.


O que o sindico deve ava­liar: é realmente necessária a convocação desta assem­bleia? Esta pergunta é im­portantíssima e essa autocrí­tica por parte do gestor se faz imperiosa antes da chamada assemblar aos condôminos.


Se a resposta for positiva, ou seja, é realmente factível sua realização, então anali­se os pontos a seguir que são muito importantes a serem avaliados antes da convoca­ção por exemplo:


a) Elabore uma enquete preparatória distribuí­da aos condôminos para os temas pretendidos e avalie os resultados de forma colegiada;


b) Converse e colha im­pressões com conselhei­ros e condôminos dos resultados da enquete antes de convocar o plei­to;


c) Verifique se o local e as condições técnicas são adequadas para rea­lização da reunião;


d) Pesquise o dia e horá­rio mais conveniente aos condôminos;


e) Avalie se os assuntos são realmente necessá­rios à serem submetidos a votação, pois podem estar inseridos na previ­são orçamentária já com parâmetros pré-defini­dos.


Convocada a assembleia, a elaboração técnica torna-se imprescindível com relação aos preparativos antecipató­rios da convocação como por exemplo:


a) Prepare adequada­mente os argumentos para apresentar os te­mas a serem debatidos aos condôminos;


b) Se possível esteja acompanhado de profis­sionais para auxiliar na consultoria a fim de es­clarecer os eventuais te­mas polêmicos da pauta;


c) Verifique se as pautas exigem quórum quali­ficado para aprovação, evitando nulidades futu­ras;


d) Prepare uma apre­sentação áudio visual clara e convincente elu­cidando as dúvidas e preparando para uma votação segura dos con­dôminos.


Reuniões convocadas sem critério ou preparação, normalmente causam des­crédito por parte dos con­dôminos por não serem ob­jetivas em seus propósitos, ou ainda em função dos te­mas serem conflitantes e de grande possibilidade para embates calorosos nas as­sembleias, que ao final não atingem seus objetivos de aprovação das pautas.


Assembleias estritamente necessárias, curtas, tempo­rizadas e objetivas trazem os condôminos e principalmen­te resolvem as demandas e deliberaram o que o síndico precisa, são sem duvida as melhores assembleias.


O mundo tecnológico em que vivemos, está muito rá­pido e as pessoas também, por isso objetividade e cla­reza são fundamentais para nossa vida atual, e com cer­teza será decisivo para o êxi­to de uma assembleia condo­minial.


Normalmente os síndicos deixam de conduzir melhor suas gestões para convo­car constantes assembleias criando verdadeiras arenas para discussões de vizinhos que não se aturam e usam a reunião para bater boca sim­plesmente.


| Por: Dr. Condomínio - Aldo Junior

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