As reuniões em condomínios fazem parte da gestão do síndico e sem dúvida alguma, por se tratar de um requisito legal previsto em convenção e na legislação, são essenciais para a discussões dos temas, debates de opiniões e as tomadas de decisões nos condomínios.
Mas apesar da obrigatoriedade das assembleias ordinárias anuais com a pauta específica para eleição de síndico, prestação de contas e planejamento orçamentário, o problema das gestões condominiais e em especial dos síndicos residem nas assembleias extraordinárias.
As assembleias extraordinárias tratam dos temas gerais como aprovação de obras, implementação de taxas suplementares, informações aos condôminos sobre questões judiciais dentre outros temas.
Como não há definição de temas específicos a serem tratados nas pautas das AGEs (exceto aqueles previstos em AGO), normalmente os síndicos se perdem nos objetivos e principalmente na verdadeira necessidade de convocação delas.
O que o sindico deve avaliar: é realmente necessária a convocação desta assembleia? Esta pergunta é importantíssima e essa autocrítica por parte do gestor se faz imperiosa antes da chamada assemblar aos condôminos.
Se a resposta for positiva, ou seja, é realmente factível sua realização, então analise os pontos a seguir que são muito importantes a serem avaliados antes da convocação por exemplo:
a) Elabore uma enquete preparatória distribuída aos condôminos para os temas pretendidos e avalie os resultados de forma colegiada;
b) Converse e colha impressões com conselheiros e condôminos dos resultados da enquete antes de convocar o pleito;
c) Verifique se o local e as condições técnicas são adequadas para realização da reunião;
d) Pesquise o dia e horário mais conveniente aos condôminos;
e) Avalie se os assuntos são realmente necessários à serem submetidos a votação, pois podem estar inseridos na previsão orçamentária já com parâmetros pré-definidos.
Convocada a assembleia, a elaboração técnica torna-se imprescindível com relação aos preparativos antecipatórios da convocação como por exemplo:
a) Prepare adequadamente os argumentos para apresentar os temas a serem debatidos aos condôminos;
b) Se possível esteja acompanhado de profissionais para auxiliar na consultoria a fim de esclarecer os eventuais temas polêmicos da pauta;
c) Verifique se as pautas exigem quórum qualificado para aprovação, evitando nulidades futuras;
d) Prepare uma apresentação áudio visual clara e convincente elucidando as dúvidas e preparando para uma votação segura dos condôminos.
Reuniões convocadas sem critério ou preparação, normalmente causam descrédito por parte dos condôminos por não serem objetivas em seus propósitos, ou ainda em função dos temas serem conflitantes e de grande possibilidade para embates calorosos nas assembleias, que ao final não atingem seus objetivos de aprovação das pautas.
Assembleias estritamente necessárias, curtas, temporizadas e objetivas trazem os condôminos e principalmente resolvem as demandas e deliberaram o que o síndico precisa, são sem duvida as melhores assembleias.
O mundo tecnológico em que vivemos, está muito rápido e as pessoas também, por isso objetividade e clareza são fundamentais para nossa vida atual, e com certeza será decisivo para o êxito de uma assembleia condominial.
Normalmente os síndicos deixam de conduzir melhor suas gestões para convocar constantes assembleias criando verdadeiras arenas para discussões de vizinhos que não se aturam e usam a reunião para bater boca simplesmente.
| Por: Dr. Condomínio - Aldo Junior